Program transportnih dokumenata je jedna od konfiguracija softvera Univerzalnog računovodstvenog sistema, kreirana za kontrolu transportnih dokumenata koji moraju da prate teret, kao i dokumenata kojima se dokazuje registracija vozila za prevoz tereta. Ovi i drugi se mogu smatrati transportnim dokumentima. Program za popunjavanje transportnih dokumenata omogućava ovo popunjavanje u automatskom režimu, za šta program nudi posebne obrasce, zvane prozori, preko kojih se primarni i tekući podaci unose u program za stvarni prikaz procesa proizvodnje.
Obrasci za popunjavanje transportnih dokumenata imaju poseban format i ispunjavaju dva zadatka - ubrzati popunjavanje i uspostaviti odnos između novih vrijednosti i onih koji su već uključeni u program kompletiranja transportnih dokumenata. Posebnost formata leži u poljima za popunjavanje - ona ili sadrže ugrađeni meni s opcijama odgovora (menadžer mora odabrati odgovarajući), ili pružaju aktivan prijelaz na određenu bazu podataka za odabir željene pozicije u njoj, i zatim se takođe vratite na formu. Ovo, naravno, ubrzava popunjavanje, a podaci se međusobno povezuju preko menija sa odgovorima i/ili linkom na bazu podataka.
Odgovori u meniju polja za popunjavanje su uvijek različiti i uključuju podatke o glavnom podnosiocu zahtjeva – da li je u pitanju kupac, vozilo ili proizvod, ovisno o obrascu koji se popunjava. Zahvaljujući ovom popunjavanju, isključena je mogućnost greške u popunjavanju obrasca, što transportnim dokumentima daje garanciju da će biti tačno sastavljeni. Nakon popunjavanja obrasca i uzimajući u obzir podatke koji su u njemu uneseni, automatski se generišu transportni dokumenti za koje se koristi regulatorna i referentna baza industrije, integrisana u program za popunjavanje transportnih dokumenata i preporuka metodologije za registraciju. prema zakonskim aktima, pravnim normama, carinskim zahtjevima. Ovako pripremljena dokumentacija ima zvanično odobren standard, njeno automatsko popunjavanje je po utvrđenim pravilima, nema grešaka, što je bitno kod transporta robe preko različitih teritorija.
Računovodstveni program transportnih dokumenata nudi elektronsko upravljanje dokumentima, kada generisana dokumentacija podleže automatskom evidentiranju u elektronskim zapisima, takođe kreiranim programom za vođenje evidencije. U tom slučaju, program održava zapis sa kontinuiranim numeriranjem, postavljajući trenutni datum u zapisu po defaultu, zatim generiše datoteke koje odgovaraju sadržaju dokumentacije, prati njihov povratak nakon potpisivanja i prati da li je sačuvan original ili skenirana kopija u programu. Program registracije transportne isprave pretpostavlja provođenje posebnog procesa, gore navedenog, prilikom uspostavljanja kontrole nad registracionom dokumentacijom izdatom za dato vozilo sa naznakom njenog roka važenja, zajedno sa vozačkom dozvolom, kako bi vozila i vozači bili potpuno naoružani. prije svakog leta. Kako se rok važenja bliži kraju, program će obavijestiti odgovorne o skoroj zamjeni transportnih dokumenata, kako bi bilo dovoljno vremena za novu registraciju.
Softver za transport dokumenata na radnim računarima kompanije daljinski instaliraju zaposleni USU, za šta koriste internet konekciju, kao i kod svakog rada na daljinu. Program može raditi bez internetske veze s lokalnim pristupom, ali za rad jedinstvenog informacijskog prostora, koji uključuje sve usluge, uključujući i geografski udaljene, potrebno je njegovo prisustvo. Zajednička mreža omogućava opšte računovodstvo i opštu nabavku, što smanjuje troškove kompanije u organizaciji novih isporuka.
Program upravljanja transportnom dokumentacijom nudi i kontrolu pristupa, dodjeljivanje individualnih prijava i lozinki zaposlenima koji su dobili dozvolu da vode evidenciju o svojim aktivnostima u programu, uključujući usluge vezane za proces transporta u ovaj proces, što omogućava brzi prijem informacija od svim frontovima, osiguravajući da program ima raznovrsne informacije, što dovodi do vizualizacije stvarnog stanja radnih procesa, uzimajući u obzir sve nijanse koje se uvijek javljaju. Istovremeno, program uključuje radnike radnih specijalnosti, nosioce operativnih informacija, koji direktno rade sa transportom, što omogućava kontrolu njegovog statusa u trenutnom trenutku. Dostupnost programa je zagarantovana udobnom navigacijom i jednostavnim interfejsom, takođe višekorisničkim, koji svima omogućava pristup istovremenom vođenju radnih zapisa bez sukoba njihovog čuvanja. Raspodjela podataka kroz strukturu je jasna, elektronski obrasci imaju isti standard prezentacije i popunjavanja, što ubrzava rad korisnika u programu i štedi radno vrijeme.
Program transportnih dokumenata generiše vodiče i drugu dokumentaciju neophodnu za rad kompanije.
Automatizacija transportnog preduzeća nije samo alat za vođenje registracije vozila i vozača, već i brojni izvještaji korisni za administraciju i zaposlenike kompanije.
Program prevoznika vrši formiranje transportnih zahteva, planira rute i takođe izračunava troškove, uzimajući u obzir nekoliko faktora.
Obračun transportnih dokumenata putem aplikacije za upravljanje transportnom kompanijom obavlja se za nekoliko sekundi, smanjujući vrijeme zaposlenih na jednostavne dnevne zadatke.
Računovodstvo operatera povećava produktivnost osoblja omogućavajući vam da identifikujete najproduktivnije osoblje i stimulišete te zaposlene.
Računovodstvo kod prevoznika prikuplja ažurne informacije o ostacima goriva i maziva, rezervnim delovima za transport i drugim važnim tačkama.
Računovodstvo vozila i vozača generiše ličnu kartu za vozača ili bilo kog drugog zaposlenog, sa mogućnošću prilaganja dokumenata, fotografija za praktičnost računovodstva i kadrovske službe.
Transportna i logistička preduzeća, kako bi unapredili svoje poslovanje, mogu da počnu da primenjuju računovodstvo u organizaciji transporta putem automatizovanog računarskog programa.
Program transportne kompanije, zajedno sa procesima vezanim za transport robe i kalkulaciju ruta, organizuje visokokvalitetno skladišno knjigovodstvo koristeći modernu skladišnu opremu.
Program prijevoznika uzima u obzir važne pokazatelje kao što su: troškovi parkiranja, indikatori goriva i drugi.
Program je formirao nekoliko baza podataka za rukovanje glavnim vrstama aktivnosti, takođe imaju istu strukturu i isti princip distribucije informacija.
Serija nomenklature, odnosno robna baza, sadrži kompletan spisak robnih artikala koje preduzeće koristi za rad i/ili isporuku primaocu, a sve imaju broj.
Nomenklaturni broj i pojedinačne komercijalne karakteristike omogućavaju vam da brzo pronađete proizvod među hiljadama istih artikala, identificirajući ga među ostalima.
Za vođenje rada sa kupcima, postavljena je baza podataka u CRM formatu, u kojoj se prikazuju podaci svakog od njih, uključujući kontakte, prethodne interakcije, plan rada, tekstove pošte.
CRM konstantno prati kupce, identifikuje one među njima koji su došli u susret, pravi listu za svakog menadžera, redovno ih podsećajući na implementaciju.
CRM omogućava menadžerima izradu planova rada, prema kojima menadžment redovno prati njihove aktivnosti, procjenjuje trenutak, kvalitet izvršenja, dodajući nove.
Za obračun kretanja robe, program predviđa njenu dokumentaciju putem faktura, njeno sastavljanje se vrši automatski preko nomenklature.
Fakture čine vlastitu bazu podataka, gdje su predstavljeni njihovi različiti tipovi; za razdvajanje, predlaže se dodijeliti status svakoj vrsti i boji kako bi se ona vizualno podijelila.
Za obračun transporta, program generiše bazu podataka narudžbi, u kojoj se prikupljaju sve narudžbine, bilo da se radi o transportu ili ne, prilikom registracije transporta, popunjava se prozor narudžbine i registruje se.
Svi nalozi u bazi narudžbi imaju status koji označava stepen spremnosti i boju za njih, tako da menadžer može vizuelno da kontroliše faze transporta tereta.
Statusi u bazi narudžbi se menjaju automatski - kako izvršioci dodaju svoje podatke u evidenciju rada, odatle program bira, sortira i menja njihovu spremnost.
U cilju uzimanja u obzir stanja i opterećenosti vozila formirana je transportna baza u kojoj su navedeni svi traktori i prikolice koji pripadaju voznom parku, sa njihovim karakteristikama.
Transportna baza podataka sadrži informacije o svakoj jedinici, uključujući obavljene letove, izvršene popravke, validnost registracijskih dokumenata, potrošnju goriva.
Za planiranje transporta formiran je plan proizvodnje, gde su označeni svi periodi angažovanja i planiranog održavanja, za svaki plan rada.
Statističko računovodstvo vam omogućava da unaprijed izračunate pokazatelje koristeći akumuliranu statistiku, što vam omogućava da efikasno planirate troškove, količinu robe u skladištu.
